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Secretaría virtual: tu mejor opción para aumentar la productividad en tu empresa

Con la llegada de septiembre, el verano y las vacaciones han quedado atrás. La rutina ha vuelto a ser la protagonista de nuestra vida y tras pasar varias semanas bajo el sol, en la piscina y relajándonos, puede que nos cueste estar a pleno rendimiento en el trabajo. Por lo que desde STK hemos querido ayudarte para mejorar la eficiencia tras la vuelta de las vacaciones y, en este post, queremos hablarte de nuestro servicio de secretaria virtual, tu mejor opción para aumentar la productividad en tu empresa.  

Cómo aumentar la productividad con una secretaria virtual

En uno de nuestros anteriores artículos titulado: Claves que no te puedes perder para mejorar tu productividad desde casa dimos algunos consejos fáciles de seguir y de aplicar para obtener mejores resultados a la hora de realizar las tareas diarias. Y, aunque estaba centrado en el teletrabajo también se pueden adaptar a la oficina o puesto de trabajo habitual. Sin embargo, existen muchas otras rutinas y tácticas que tienen grandes implicaciones positivas a la hora de conseguir un mayor rendimiento y eficiencia

La productividad no viene dada de manera ordinaria, sino que debe trabajarse. Por lo que, una buena manera de apostar por ella y todos los beneficios que trae consigo es contratando una secretaria virtual que atienda todas las llamadas durante la jornada laboral. ¡Olvídate de sentir que tus empleados están atados al teléfono durante todo el día! 

Sigue leyendo este post y descubre algunas de las razones por las que contratar un servicio de secretaria virtual en tu empresa.   

Razones por las que contratar un servicio de secretaria virtual

La principal y más importante razón es que tus clientes o posibles colaboradores serán atendidos en todo momento, con una gran profesionalidad y un trato personal. Estos no se darán cuenta de que se trata de un servicio externo y se sentirán satisfechos con el resultado de esta llamada. Sus dudas u opiniones serán tomadas en cuenta. 

Por otra parte, contratar un servicio de secretaria virtual no tiene por qué ser un gasto extra; en la mayoría de los casos, resulta beneficioso. Pues la transformación digital que vivimos desde hace décadas, acrecentada ahora tras la pandemia, ha demostrado que la tecnología es una herramienta ventajosa a la hora de unificar procesos. Pues, entre otras cosas, supone un ahorro en los costes habituales de la empresa y de su actividad

Es por esto que externalizando la gestión de las llamadas mediante un servicio de secretaria virtual permitirá, no solo un ahorro económico a medio-largo plazo, sino también una buena oportunidad para que los empleados centren sus esfuerzos en las tareas más importantes para el crecimiento de la empresa; mejorando su productividad y eficiencia día a día. 

Otros consejos para aumentar la productividad de tus empleados 

Sin embargo y como hemos señalado al inicio de este artículo, existen otras técnicas y rutinas que ayudan a mejorar la productividad a diario. Algunas de estas son: 

  • Mantener el área de trabajo ordenada y con lo necesario para poder realizar las tareas sin ningún tipo de impedimento o distracción. Aquí resulta importante establecer las prioridades y que todos las tengan en cuenta a la hora de desarrollar su trabajo. 
  • Acabar con las tareas antes de empezar con las siguientes. Esto puede parecer obvio, pero en la mayoría de las ocasiones puede ser perjudicial para la eficiencia y la productividad de la que hablamos. El multitasking hace que perdamos la concentración y la atención de las tareas para realizarlas como es debido. 
  • Es importante realizar descansos para despejar la mente cada cierto periodo de tiempo, en especial, si cuesta más concentrarse. 
  • Una buena opción para garantizar un mínimo de productividad es realizar las tareas más importantes a primera hora del día o cuando nos sentimos más activos y llenos de energía. De esta forma, resultará más fácil conseguir la concentración necesaria para acabarlas de manera más efectiva y eficiente. 

Por otro lado, cabe destacar que también existen diversas herramientas y aplicaciones que ayudan a mejorar la productividad. Aquí queremos destacarte estas 4: 

  • Google Calendar: resulta ideal para llevar la agenda al día y saber cuándo debemos reunirnos o con quién. Además, se pueden establecer time blocking para cada miembro del equipo (si es necesario) para centrarse únicamente en una tarea. 
  • Evernote: herramienta para escribir notas y llevar un registro de las reuniones realizadas. Además que también sirve para priorizar tareas y demás. 
  • Todoist: la “to do list” para organizar los proyectos y asignar tareas a tus trabajadores. Puedes establecer fechas de entrega y establecer etiquetas, entre otras muchas otras cosas. 
  • Drive: puede parecer poco profesional, pero con Drive conseguirás que todos los documentos queden organizados por carpetas y que todos tus empleados (o solo los que sean necesarios) accedan a los documentos de manera sencilla y ágil.   

¿Qué te han parecido? ¿Tienes alguna herramienta más que quieras recomendarnos? 

Ahora ya sabes por qué el servicio de Secretaria Virtual es tu mejor opción para aumentar la productividad en tu empresa. Apuesta por este y logra ese cambio que tanto deseas. 

Si tienes dudas sobre nuestro servicio de Secretaria Virtual, no dudes en contactar con nosotros. Resolveremos tus dudas sin compromiso. 

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