Uno de los principales retos para consolidar el trabajo como autónomo o pyme es la enorme cantidad de tareas que suelen recaer en una única persona.
La atención al cliente, la captación de clientes o socios, la elaboración de presupuestos, la gestión de facturas o las tareas de marketing pueden llegar a quitar muchas horas del tiempo necesario para impulsar la actividad central de un negocio.
La verdadera capacidad de crecimiento y consolidación a menudo está ligada a la posibilidad de delegar y el primer paso para hacerlo consiste en conocer qué tareas se pueden delegar y cuáles es mejor llevar a cabo personalmente.
¿Por qué delegar tareas si eres autónomo o pequeño empresario?
Cuando un negocio empieza a crecer, el tiempo del CEO o gerente es uno de los recursos más valiosos, pero también limitados.
Cada hora que se dedica a una tarea repetitiva o administrativa es tiempo que no se dedica a lo verdaderamente importante: la captación de clientes, la optimización de procesos y productos, el seguimiento de proyectos o el análisis para la toma de decisiones.
Teniendo en cuenta lo anterior, es importante comprender el hecho de delegar como una mejora de los procesos de trabajo y no como una pérdida de control. Aprender a delegar también implica aprender a soltar y a supervisar sin necesidad de hacerse cargo de todas y cada una de las tareas necesarias.
Delegar tareas para una persona autónoma o una pyme puede marcar mucho la diferencia a la hora de hacer que el negocio despegue. Entre sus múltiples ventajas, permite reducir la carga de trabajo diaria, evita que se pierda el tiempo en tareas repetitivas, mejora la productividad, optimiza la atención al cliente, permite aprovechar el potencial del personal y reduce el riesgo de los errores por sobrecarga.
En resumen, delegar permite mantener el foco en lo importante, evitando que las tareas accesorias consuman el grueso del tiempo disponible.
¿Qué tareas deberías delegar primero?
Por supuesto, no se puede delegar cualquier tarea y es necesario hacer un análisis y priorizar cuáles son las más viables o necesarias.
Un buen punto de partida es identificar las tareas que son repetitivas, consumen mucho tiempo, requieren conocimientos de los que no se dispone o pueden realizarse perfectamente siguiendo una serie de instrucciones.
Para estudiar cuál sería una inversión razonable a la hora de delegar tareas, lo ideal es calcular cuánto cuesta el tiempo de trabajo de la persona que lo hace en comparación a lo que costaría externalizar esa tarea.
Por ejemplo, la atención de llamadas o la atención al cliente pueden restar varias horas de tiempo productivo cada semana, tiempo que sería mucho más valioso en otras cuestiones como la captación de clientes.
5 tareas que puedes delegar como autónomo o pequeño empresario
La gestión administrativa es una tarea que a menudo se delega, ya que la organización de documentos, la introducción de datos, la preparación de facturas, la gestión de citas o el seguimiento de determinados trámites son tareas que pueden consumir una parte importante de la jornada y que siempre se llevan a cabo de la misma forma.
La contabilidad y las obligaciones fiscales requieren conocimientos exhaustivos, y una gestoría puede ser ventajoso, ayudar a tomar decisiones desde el punto de vista económico y liberar mucho tiempo.
Por otra parte, la atención al cliente es una de las tareas más tediosas y que más tiempo consumen, y es fácilmente delegable. Responder consultas frecuentes, organizar citas, confirmar pedidos o hacer seguimientos son tareas sencillas que se pueden ejecutar perfectamente a partir de procedimientos y respuestas previamente definidos.
En la línea del crecimiento de negocio, para las personas autónomas y las pymes el trato personal suele ser fundamental, pero algunas tareas de marketing se pueden delegar sin problema. Crear publicaciones, preparar newsletters, actualizar contenidos web o gestionar campañas puede llevar un tiempo muy valioso.
Por último, es recomendable delegar aquellas tareas que requieren un conocimiento experto del que no se dispone. Diseño gráfico, fotografía, edición de vídeo, desarrollo web, traducción o determinados servicios informáticos son algunos ejemplos. No es necesario saber hacerlo todo, a menudo es más sencillo, efectivo y rápido que lo haga un profesional.
¿Qué tareas no deberías delegar?
Delegar no significa dejar todas las decisiones en manos de terceras personas y, de hecho, hay algunas funciones que conviene mantener.
Por ejemplo, aunque se puede solicitar servicios de consultoría, la estrategia de negocio siempre debe estar en manos de la persona responsable, junto con otras cuestiones como precios, identidad corporativa, inversiones, contrataciones de persona y colaboraciones estratégicas.
Algunas de estas tareas pueden delegarse en personas de confianza en empresas consolidadas, pero en los inicios es clave controlar cada paso.
¿Cómo empezar a delegar tareas en tu negocio?
Por tanto, conocer qué tareas puede delegar un autónomo o pyme es clave para comenzar a tomar decisiones.
Hacer un listado de tareas, cuánto tiempo se dedica a cada una de ellas y cuáles aportan más o menos valor puede ser el primer paso.
Las tareas repetitivas suelen ser las primeras a delegar, como la atención al cliente, desde la atención de llamadas a la gestión de citas.
Una vez se haya definido qué tipo de tareas se quiere delegar y cómo se deberían llevar a cabo, con instrucciones claras, es momento de contactar con una empresa que ofrezca estos servicios, analizar su reputación y conocer sus precios.
Durante las primeras semanas será necesario supervisar las tareas y puede que haya que llevar a cabo ajustes o correcciones sobre procedimientos e instrucciones pero, a medida que pase el tiempo, se podrá disponer de más tiempo para lo verdaderamente importante: la consolidación y crecimiento del negocio.
